濮陽縣人民政府辦公室檔案管理制度
(發布于：2023-12-13 11:06)
1.檔案室負責收集、整理和保管國務院、省、市、縣政府、縣政府辦公室的各類檔案、資料、文件；負責檔案的安全保管，并按規定銷毀和向縣檔案局移交檔案。
2.檔案管理人員工作職責
（1）依據《中華人民共和國檔案法》《保密法》《中華人民共和國政府信息公開條例》的要求，嚴格遵守檔案工作的各項規章制度；
（2）及時收集、整理、存放各類檔案，做到檔案存放排列有序，查閱利用方便。做好檔案的保密、鑒定、銷毀、移交等工作。
（3）按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等要求，定期檢查，確保檔案安全。
（4）積極宣傳國家有關檔案管理要求，防止本單位產生文件、資料、檔案流失。
3.檔案查閱、借閱
（1）借閱檔案、資料，未經允許不得摘錄、復印。不準在檔案、資料上做標記，不準剪貼、扯頁、涂改、拍照。特殊情況需借出時，必須按有關規定辦理借出手續，并在3日內歸還。
（2）本單位查閱、借閱
因工作需要，本單位工作人員可以查閱、借閱檔案。查閱、借閱一般檔案須經文書組批準并辦理相關手續。查閱、借閱省級及以上檔案須報分管檔案工作的副主任批準。查閱、借閱涉密檔案須報辦公室主任批準，禁止復制。
①辦公室工作人員查閱、借閱檔案不得轉借、涂改、圈劃、拆分、損壞和翻印。
②借閱檔案須妥善保管，如有遺失及時向檔案室報告，同時將有關情況書面報分管檔案工作的副主任；丟失重要檔案的，報辦公室主任，并將處置結果送檔案室。
③借閱檔案時間一般不超過一周。借閱者應及時歸還，對到期未還的，檔案管理人員及時催還。逾期利用須辦理續借手續。
④歸還檔案時要當面清點、注銷借條，及時放回原處。
（3）外單位查閱
本機關檔案一般不對外提供利用，確需查閱的，鄉鎮、行政機關、事業單位查閱一般檔案者須持單位介紹信，并說明檔案的作者、時間、內容及利用目的和利用方法；查閱縣本級會議紀要、合同、協議，市級及以上檔案，涉密檔案等重要檔案，經縣政府辦公室領導同意方可查閱；個人查閱按照有關規定辦理。
4.檔案整理
每年的3月份將前一年辦公室需要歸檔的文件全部歸入檔案室。歸檔資料收集齊全后，劃定保管期限，準確標注公文主題詞。要做到公文排列有序，裱糊整潔，標明張數，沒有金屬物。
（1）檔案資料要根據其相互聯系、特征和保存價值，按照一事一卷的原則進行立卷。
（2）案卷標題要準確反映卷內文件內容。
（3）案卷封面項目內容可以打印，也可用鋼筆（碳素墨水、藍黑墨水）、毛筆抄寫，字跡要端正、清楚。
（4）立好的案卷以年度為單位分期限編制案卷目錄和分類索引。
（5）案卷按保管期限裝入卷盒存放，卷內附整理情況說明。
5.文件銷毀
每年6月份對上年需要銷毀的文件、資料、刊物打包整理，經辦公室分管領導批準后，按規定銷毀。銷毀時由二人以上監銷，確保文件不丟失、不漏銷，個人不得擅自銷毀文件。待銷毀的文件，不得出售給個人或廢品收購站。
6.檔案移交
（一）辦公室內部檔案移交
每年年底有關股室將本年度需要歸檔的文件資料移交檔案室。文件資料歸檔要有交接手續，嚴格審查把關，發現問題及時解決。
（二）辦公室向縣檔案局移交
檔案室按規定向縣檔案局移交檔案。移交檔案要有審批手續，經分管檔案工作的副主任批準，方可移交。檔案移交應有準確、全面的記載。
